Política de Tratamiento de datos

Política de Protección de datos Personales

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros. En cumplimiento de las anteriores disposiciones ANDREA PAULINA RICO DONCEL, consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales. Para tales efectos ANDREA PAULINA RICO DONCEL ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Entidad, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. ANDREA PAULINA RICO DONCEL, se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de ANDREA PAULINA RICO DONCEL será en la ciudad de Bogotá, teléfono: (57) (1) 319 2842833, correo electrónico: contactame@andrearicocoach.com y página https://www.andrearicocoach.com/

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplica a los datos personales recolectados en virtud de la operación de la compañía, que incluye la prestación de servicios y la distribución de productos propios y de terceros.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance de la presente política y de la normativa regulatoria.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a su información y la forma en que podrá acceder a ellos.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales como recolección, almacenamiento o uso.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Dentro del desarrollo de su objeto social, dará un tratamiento responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados por la sociedad. Dicho tratamiento dependerá de las finalidades para la cual hayan sido suministrados los diferentes datos personales, las cuales dependerán del carácter de la relación en virtud de la cual el titular se haya vinculado con ANDREA PAULINA RICO DONCEL, (comercial, laboral u otro). Con base en lo anterior, los datos personales de los titulares serán recolectados, almacenados, utilizados y/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las siguientes finalidades:

Gestión de estadísticas internas
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones
Análisis de perfiles
Control de horario
Formación de personal
Gestión de nómina
Gestión de personal
Asuntos relacionados con el Sistema de Seguridad Social Integral
Prevención de riesgos laborales
Promoción y gestión del empleo
Promoción y gestión de personal
Video vigilancia
Aquellas tendientes a mantener un flujo de comunicación adecuado con el titular
Fidelización de clientes
Fines estadísticos
Gestiones administrativas, de clientes, de cobros y pagos, de facturación, de proveedores, económicas, contables y fiscales
Realizar históricos de relaciones comerciales
Marketing
Encuestas de opinión, prospección comercial
Publicidad propia
Venta a distancia
Registro de entrada y salida de documentos

En adición a lo anterior, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, podrá tratar los datos personales de las anteriores bases de datos para cualquier otra finalidad conexa a ellas y necesaria para el correcto desarrollo del objeto de la sociedad, así como el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

Las anteriores finalidades serán susceptibles de modificación conforme a las dinámicas empresariales que presente ANDREA PAULINA RICO DONCEL, en el desarrollo de su objeto social.

En todo caso, las finalidades del tratamiento de datos personales serán el límite material para el mismo, por lo que ANDREA PAULINA RICO DONCEL, no hará uso de los datos personales del titular para finalidades distintas de las enunciadas, salvo que el titular expresamente lo autorice.

Igualmente, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, se compromete a informar al titular, con la mayor brevedad posible, cualquier modificación respecto del tratamiento al que se encuentran sometidos sus datos personales. Lo anterior, con el fin de que el mismo pueda ejercer los derechos que le han sido reconocidos desde el plano legal y dentro de la presente política.

En todo caso se debe tener en cuenta que el tratamiento de los datos personales se hará únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual se otorgó la información. ANDREA PAULINA RICO DONCEL, eliminará los datos personales cuyo ciclo vital ya se haya cumplido, sin necesidad de precisar para esto la autorización del titular. ANDREA PAULINA RICO DONCEL, cuando no lo haya advertido con anterioridad, notificará al titular de los datos que vayan a ser suprimidos, el cese de su calidad de responsable del tratamiento respecto de los mismos, indicando la causa de ello.

Autorización para el tratamiento de datos personales

Tanto la recolección, circulación y uso de los datos personales que, en virtud de su operación, que lleva a cabo ANDREA PAULINA RICO DONCEL, necesita del consentimiento libre, previo, e informado de su titular. ANDREA PAULINA RICO DONCEL, como responsable del tratamiento de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de sus titulares, la cual es completamente verificable.

Otorgamiento de la autorización
Acorde con el tenor de la Ley 1581 de 2012, la autorización se realizará previamente a la recolección y tratamiento de los datos personales, se informarán también los procedimientos a los que serán sometidos sus datos y las finalidades de uso de los mismos.

La herramienta principal que es utilizada por ANDREA PAULINA RICO DONCEL, para la obtención de las respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales se constituye por una comunicación escrita, la cual podrá ser remitida tanto por medios electrónicos como físicos, velando en todo caso porque exista constancia de que el titular ha consentido en brindar dicha autorización.
En todo caso, la existencia del mencionado formato no excluye la posibilidad de que, atendiendo a las particularidades del caso, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, haga uso de los demás medios previstos por el Decreto 1377 de 2013 para obtener las mencionadas autorizaciones, siendo estos “de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.” (Artículo 7).

En el mismo orden de ideas, amparado por las disposiciones del artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos del titular, y por lo tanto para brindar las correspondientes autorizaciones para el tratamiento de datos personales:

El titular
Sus causahabientes
El representante o apoderado del titular
Un tercero ajeno al titular, por medio de la figura de “estipulación en favor de otro”, de acuerdo con la regulación contendida dentro del artículo 1506 del Código Civil

En todos los casos, las autorizaciones, sin importar su medio de adquisición, estarán conformadas de acuerdo con los requisitos mínimos exigidos por el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, es decir, la exposición de las finalidades para las cuales se están recolectando y serán tratados los datos personales.

Verificación y prueba de la autorización
Los titulares de los datos personales podrán, mientras ANDREA PAULINA RICO DONCEL, tenga la calidad de responsable del tratamiento de los mismos, solicitar constancia de la autorización que han brindado.

Para ello, atendiendo a las normas relativas a la gestión documental, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, digitalizará todas aquellas autorizaciones que hayan sido otorgadas mediante el formato físico que ha sido adoptado por la sociedad. Los titulares que deseen una copia de la misma, deberán realizar la correspondiente solicitud con base en lo establecido en el apartado relativo al procedimiento para el ejercicio de los derechos contenido dentro de la presente política. Tal será el procedimiento aplicable a aquellos en los que las autorizaciones hayan sido otorgadas por medios no escritos.

Casos en los que no se requiere la autorización
Con arreglo de la normatividad sobre la materia, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, no solicitará autorización para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:

Cuando los datos tratados sean de naturaleza pública, incluidos aquellos datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
En casos de urgencia médica o sanitaria.
El tratamiento de información haya sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En el tratamiento que las anteriores sociedades lleguen a hacer de los datos personales que les sean transferidos se regirán por la Política de Tratamiento de la Información que cada una de ellas haya adoptado, siempre y cuando la misma no contraríe la presente. Ante el eventual conflicto entre las diferentes políticas de tratamiento de la información, deberá atenderse principalmente la presente Política de Tratamiento de la Información o, en su defecto, deberán utilizarse los criterios existentes dentro de la Ley 1581 de 2012, y aquellas normas que desarrollen esta última, la complementen o modifiquen.

DERECHOS DE LOS TITULARES

ANDREA PAULINA RICO DONCEL, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce los siguientes derechos a todos los titulares cuya información esté siendo objeto de tratamiento por parte de la sociedad:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANDREA PAULINA RICO DONCEL.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ANDREA PAULINA RICO DONCEL.
Ser informado por ANDREA PAULINA RICO DONCEL, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ANDREA PAULINA RICO DONCEL, según el contenido del apartado “Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares” de la presente política.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de ANDREA PAULINA RICO DONCEL, deberán seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando algún titular, cuyos datos personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la sociedad.

Canales de contacto
ANDREA PAULINA RICO DONCEL, ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos por los siguientes:

Página web: www.andrearicocoach.com
Correo electrónico: contactame@andrearicocoach.com

Consultas
Los titulares o sus causahabientes, por sí mismo o por medio de apoderado, podrán consultar la información de este repose en las bases de datos administradas por ANDREA PAULINA RICO DONCEL. Los titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la solicitud escrita que presenten. Los causahabientes deberán acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de defunción y copia de su documento de identidad. También se podrá acreditar la calidad por medio de copia de la escritura de apertura la sucesión, auto en el cual se reconozcan los herederos o copia del testamento, presentando siempre su documento de identidad.

Los apoderados deberán presentar copia del poder otorgado, la cual se presumirá auténtica, y copia de su documento de identidad.
Una vez que ANDREA PAULINA RICO DONCEL, reciba la solicitud de información, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado. Si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular, se encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que ANDREA PAULINA RICO DONCEL, considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Reclamos
El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por ANDREA PAULINA RICO DONCEL, debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante ANDREA PAULINA RICO DONCEL o el Encargado.

El reclamo se formulará ante ANDREA PAULINA RICO DONCEL, exclusivamente por medio de un correo electrónico enviado a contactame@andrearicocoach.com, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
La calidad de causahabiente y apoderado se deberá demostrar conforme fue explicado en el punto anterior.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso en que ANDREA PAULINA RICO DONCEL, o el encargado a quien se dirija no sea el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

ANDREA PAULINA RICO DONCEL, utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si ANDREA PAULINA RICO DONCEL, no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente en el campo observación, de las tablas, EMPLEADOS, CLIENTES, PROVEEDORES o SISTEMAS, la leyenda “reclamo en trámite”, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.

Disposiciones especiales
Supresión de datos: La supresión de datos no procederá cuando:
i) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente la autorización de tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, el titular en la solicitud deberá indicar el motivo por el cual solicita la revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad determinada. En los casos en que por disposición contractual entre el titular de los datos y ANDREA PAULINA RICO DONCEL, no se permita la revocatoria, se deberá realizar en primera instancia la finalización de la obligación que dio origen a la autorización.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En principio, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, no realizará tratamiento de la información personal que, con arreglo de las definiciones incorporadas dentro de la presente política, tengan el carácter de DATOS SENSIBLES. Sin embargo, cuando eventualmente alguno de los datos que pueden ser catalogados dentro de estas categorías llegue a ser objeto de tratamiento, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, los utilizará exclusivamente para alguna de las siguientes finalidades:

El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales de los últimos deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares

En todo caso, de cara a la recolección de los datos personales de carácter sensible de los titulares, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, informará a estos últimos la voluntariedad respecto de la entrega de dichos datos y su tratamiento estará mediado por la expresa autorización del titular para tales fines.

Igualmente, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes siempre se encontrará mediado por la autorización expresa de su representante legal. Previo al tratamiento y otorgación de la autorización por parte de este último, ANDREA PAULINA RICO DONCEL permitirá que el niño, niña o adolescente cuyos datos serán tratados manifiesten su conformidad para con el tratamiento, atendiendo a las finalidades del mismo. Esta actividad no será de recibo cuando, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la información del niño, niña y adolescente

Sea requerida una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Corresponda a datos de naturaleza pública;
Se obtenga en casos de urgencia médica o sanitaria;
Esté relacionada con su Registro Civil.

MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Con base en el principio de seguridad de la ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento a sus disposiciones, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, ha implementado un conjunto de prácticas automatizadas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, adulteración o pérdida de los datos personales que se recolecten.
Estas consisten en el acceso restringido a los archivos físicos existentes en las instalaciones de la sociedad, a los cuales se encuentran custodiados por un dispositivo mecánico de seguridad. Dicho rol limita los posibles accesos dentro del sistema y las funciones (administración, configuración, consulta, eliminación, etc.) que tendrá cada usuario.

Incidentes en la Seguridad de la Información
Se considera que ha ocurrido un incidente en la seguridad de la información o de los datos personales, cuando accidental o intencionalmente el/los dato(s) no han tenido un tratamiento adecuado o se han violado las medidas de seguridad de los mismos, conforme al presente documento.

ANDREA PAULINA RICO DONCEL, como responsable del tratamiento de datos personales deberá reportar el/ los incidente(s) en la plataforma que la Superintendencia de Industria y Comercio ha dispuesto para ello. Adicionalmente, ANDREA PAULINA RICO DONCEL, evaluará el impacto y la relevancia del incidente causado, y con los encargados de cada una de las bases de datos determinarán el manejo que le darán a la situación, para evitar incidentes futuros.

DISPOSICIONES FINALES

ANDREA PAULINA RICO DONCEL, podrá realizar cambios o actualizaciones en las políticas, las cuales estarán vigentes mientras así lo determine ANDREA PAULINA RICO DONCEL o por disposición legal o administrativa; informando en todo caso a los titulares de los datos personales sobre las modificaciones.

LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

Es importante reiterar que las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que desarrolla ANDREA PAULINA RICO DONCEL, son reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, en esta misma materia se aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda a la Ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten, adicionen o modifiquen.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser publicada el día 16 de noviembre 2023.